Rangkuman Materi tentang Surat

Surat

A. Pengertian Surat

Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang memuat bahan komunikasi yang ditulis oleh seseorang atas nama pribadi/organisasi yang dikirimkan kepada orang lain atas nama pribadi maupun organisasi.

B. Jenis-Jenis Surat

Ada 2 jenis surat yaitu surat pribadi dan dinas.

1. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah bentuk komunikasi tulis (surat menyurat) yang dilakukan oleh seseorang kepada orang lain sebagai pribadi bukan sebagai wakil atau urusan yang berkaitan dengan kelembagaan/kedinasan/resmi.

2. Surat Dinas

Surat dinas adalah surat yang ditulis dalam situasi formal dan untuk kepentingan formal.

C. Ciri-Ciri Surat

a. Surat Pribadi

1. Surat pribadi adalah bentuk komunikasi interaktif antara orang pertama (pengirim) dan orang kedua (penerima).
2. Surat pribadi berisi unsur tanggal surat, alamat surat, pembuka surat, pendahuluan, isi, dan penutup surat, serta nama pengirim surat atau juga tanda tangan.
3. Isi surat pribadi berkaitan dengan masalah pribadi menanyakan kabar, keperluan pribadi, dan tujuan komunikasi pribadi yang lain.

Di Indonesia, menulis surat pribadi sebenarnya lebih sulit karena perlu memperhatikan hal-hal di luar aturan kebahasaan Bahasa Indonesia, jika bahasa dalam surat resmi lebih baku maka tidak demikian dengan surat pribadi. Dalam surat pribadi, ada hal yang perlu diperhatikan, yaitu tata etika atau sopan santun.

b. Surat Dinas

1. Surat dinas berisi keperluan kedinasan yang bersifat resmi.
2. Surat dinas hanya boleh ditulis oleh sebuah instansi lain atau individu. Seseorang atas nama individu tidak diperbolehkan menulis surat dinas. Oleh sebab itu, pada surat dinas ada kepala surat dan nomor surat.
3. Isi surat dinas berkaitan dengan topik kedinasan. Misalnya, undangan rapat, permohonan maaf suatu instansi kepada orang/instansi/perusahaan, lamaran pekerjaan, surat permintaan izin tidak masuk, izin menggunakan tempat, dan sebagainya.

Surat dinas dapat ditulis oleh pribadi atau atas nama suatu lembaga/perusahaan/organisasi yang ditujukan kepada lembaga. Isi surat dinas bersifat resmi. Penggunaan bahasa dalam surat dinas lebih mudah dibanding surat pribadi. Bahasa surat resmi singkat, jelas, dan berpola tetap.

D. Struktur-Struktur Surat

a. Surat pribadi

Surat pribadi memiliki beberapa bagian, yaitu :

1. Tanggal surat
2. Salam pembuka
3. Isi
4. Penutup
5. Nama pengirim surat beserta tanda tangan

Unsur pembangun surat pribadi yaitu :

1. Alamat dan tanggal surat
2. Salam pembuka
3. Kalimat pembuka paragraf
4. Isi surat
5. Penutup surat
6. Salam akhir
7. Nama dan tanda tangan

b. Surat dinas

Struktur surat dinas adalah :

1. Kop surat
2. Nomor surat
3. Tanggal surat
4. Lampiran
5. Perihal
6. Alamat surel
7. Salam pembuka
8. Isi surat
9. Paragraf penutup
10. Nama dan tanda tangan di hak yang memperkuat surat
11. Nama dan tanda tangan penulis surat

E. Penggunaan Bahasa Dalam Surat

a. Surat Pribadi

1. Mengundang

Ada beberapa ciri khas yang kita temukan di surat pribadi tentang mengundang. Ciri tersebut terletak pada ungkapan yang digunakan untuk mengundang. Dari contoh di atas, ungkapan mengundang berupa '... kamu bisa tinggal...' . Ungkapan yang sama dengan maksud seperti isi surat di atas, misalnya : 'Bagaimanakah kalau kamu tinggal...' atau 'Saya pikir lebih baik jika kamu...'

Selain ungkapan mengundang, ada juga ungkapan lain yang biasa digunakan untuk mengundang seseorang, misalnya : 'Jika ada kesempatan, singgahlah...'

Jika kamu menulis surat untuk orang yang lebih tua / orang yang belum kamu kenal, lebih baik menggunakan ungkapan seperti :

'Kami sekeluarga mengundang bapak/ibu untuk datang...'

2. Memohon dan Meminta penjelasan

3. Menelaah bahasa dalam surat pribadi

Surat pribadi memiliki ciri kebahasaan yang khas untuk mengungkapkan maksud penulis.

Ciri penggunaan bahasa pada surat pribadi adalah :

1. Pilihan kata sapaan bersifat pribadi (kata emotif dan ekspresif)
2. Bahasa surat pribadi tidak formal tetapi santun
3. Pilihan ragam bahasa tergantung siapa penerima surat
4. Menggunakan sapaan (seperti orang bercakap)
5. Menggunakan kata ganti orang pertama (untuk pengirim) dan kata ganti orang kedua untuk penerima

b. Surat dinas

Ciri-ciri penggunaan bahasa pada surat dinas adalah :

1. Pilihan kata sapaan bersifat formal
2. Bahasa ragam baku
3. Pilihan ragam bahasa formal
4. Menggunakan sapaan
5. Menggunakan kata ganti orang pertama (untuk pengirim) dan kata ganti orang kedua untuk penerima